Introdução

O Teams Ideas Capital Planning possibilita a organização estruturar dentro da solução um ou mais fluxos que refletem aos diferentes tipos de investimentos, permitindo que toda a organização realize cadastros dos seus investimentos de diferentes áreas, seguindo diferentes estágios e aprovações, se necessário.

O Tipo de Investimento no Teams Ideas Capital Planning é uma informação chave preenchida pelo solicitante que irá definir o fluxo que a proposta irá seguir. Além do fluxo, esse campo também é responsável por definir os formulários que serão exibidos para a proposta. Caso a organização queira renomear o campo “Tipo de Investimento” para outro termo, é possível realizar a alteração na configuração “Configuração de Termos do Sistema”.

A possibilidade de haver diferentes fluxos configurados no sistema é essencial para adequar o produto ao processo da organização e melhorar a adoção ao sistema. É possível de configurar para que os formulários da proposta sejam exibidos apenas em alguns estágios específicos do fluxo. Isso possibilita a criação de propostas enxutas, mas que irão sendo complementadas e desenvolvidas com o tempo.

O fluxo do Teams Ideas Capital Planning conta por padrão com os 9 estágios ilustrados abaixo, mas além disso, é possível de se personalizar as transições entre os estágios através da configuração de fluxos personalizados. Esses fluxos personalizados permitem a avaliação de condicionais de acordo com valor ou algumas informações da proposta para definir se serão necessárias aprovações adicionais ou notificações por e-mail por exemplo.

O administrador da instância pode editar o fluxo de cada Tipo de Investimento acessando a opção “Cadastro de Tipos de Investimento”. Cada Tipo de Investimento possui um fluxo associado.
Os diferentes estágios disponibilizados pelo sistema são listados abaixo:

Cadastro: Estágio inicial da proposta em que os solicitantes fornecem as primeiras informações e enviam para o próximo estágio assim que elas forem preenchidas. O estágio de Cadastro é um estágio obrigatório.

Avaliação Inicial: Estágio em que o primeiro filtro de propostas do sistema acontece. Os usuários responsáveis por efetuar a Avaliação Inicial poderão aprovar, cancelar ou retornar ao solicitante. O estágio de Avaliação Inicial é um estágio opcional.

Avaliação Técnica: Estágio em que as propostas podem ser enviadas às áreas técnicas para receberem o parecer técnico de cada área. Cada área pode ter um formulário específico associado em que o responsável técnico irá efetuar a avaliação da proposta. O responsável por aprovar as propostas nesse estágio poderá aprovar, cancelar ou retornar ao estágio anterior. O estágio de Avaliação Técnica é um estágio opcional.

Priorização: Na priorização é onde as propostas são colocadas em cenários de priorização para efetuar a simulação da carteira de propostas de acordo com os filtros e critérios escolhidos. As propostas contidas em um cenário aprovado irão seguir adiante nos seus fluxos. Enquanto as propostas rejeitadas terão o status alterado para Reprovado e poderão concorrer novamente no próximo período de priorização caso desejado. O estágio de Priorização é um estágio obrigatório.

Avaliação Técnica Final: Estágio similar à Avaliação Técnica já descrita acima. Cada área técnica pode ter um novo formulário associado. O estágio de Avaliação Técnica Final é um estágio opcional.

Aprovação: Também chamado de “Aprovação em Comitê”, o estágio de Aprovação é o estágio final de aprovação antes da proposta ir para execução e se tornar um projeto. Nesse estágio, existe a possibilidade de definir os diferentes níveis hierárquicos de comitê em que as propostas vão escalando os níveis até serem aprovadas por um comitê com autonomia financeira suficiente para efetuar a aprovação. O estágio de Aprovação é um estágio opcional.

Info. Para Execução: Esse é o estágio imediatamente anterior ao estágio de Execução. No estágio de “Info. Para Execução” a proposta já está aprovada e terá a oportunidade de ter seus campos finais preenchidos. O formulário específico de Info. Para Execução poderá ficar visível a partir desse estágio. O estágio de Info. Para Execução é um estágio opcional.

Em Execução: O estágio de Execução é onde a proposta vira projeto e inicia seu acompanhamento de progresso. O Capital Planning permite a integração com outro sistema, por exemplo, o Microsoft Project Online para realizar o gerenciamento do projeto nesse outro ambiente. O estágio de Execução é um estágio obrigatório.

Encerramento: No encerramento, pode-se enviar o projeto para as áreas técnicas e receber o feedback de cada área com um formulário preparado especificamente para essa finalidade. O estágio de Encerramento é opcional, assim como a possibilidade de adicionarmos o estágio de Post Audit.

Para alterar o nome de algum dos estágios do fluxo, basta efetuar a alteração na opção “Configuração de Termos do Sistema”.

Durante o uso do produto entendemos que os processos podem ser alterados e consequentemente a solução deve refletir essas alterações, desta forma a solução permite a evolução ou a manutenção dos fluxos já existentes ou a inclusão de novos fluxos. Ressaltamos a importância e uma avaliação destas atividades a qual poderá ser realizada por um usuário com perfil de administrador da organização.